Wie finde ich die besten Dienstleister für mein Event?
Ihr plant eine Feier und wisst nicht für welchen der vielen Dienstleister ihr euch entscheiden sollt?
Manchmal ist das Angebot so groß, dass man den Fehler macht und nach falschen Kriterien aussortiert und am Ende sogar Fehlentscheidungen trifft.
Das kann fatal sein, ob am Tag der Feier, wenn der Dienstleister durch Unzuverlässigkeit „glänzt“ oder auf der Rechnung doch was anderes steht als ursprünglich abgemacht wurde. Man ist auch oft etwas hilflos, weil man schlecht einschätzen kann, ob der Preis akzeptabel oder ob das Angebot seriös ist. Es ist wirklich nicht immer einfach, den für sich passenden Dienstleister herauszupicken.
Hier die grundlegendsten Punkte, die ihr beachten solltet und die euch dabei helfen,
die richtige Entscheidung zu treffen.
1. Die Planung
Dass ihr rechtzeitig planen müsst, damit auch eine große Auswahl an Unternehmen für euch vorhanden ist, wisst ihr ja. Es gibt saisonale Einschränkungen, wenn ihr eure Feier in den Monaten April bis September habt. Da ist Hochzeitssaison und zusätzlich im April und Mai Kommunions- und Konfirmationsfeiern. Da könnte es immer etwas knapper sein mit der Auswahl und den Verfügbarkeiten.
Im November und Dezember sind Caterings und Restaurants oft mit Weihnachtsfeiern belegt.
Demnach müsst ihr das Catering, sobald ihr in ein festes Datum habt, sofort informieren und euch den Termin sichern.
Ebenso den DJ und die Location. Das sind die Eckpfeiler jeder größeren Feier.
Haltet bei der Reservierung, wenn vom jeweiligen Dienstleister gefordert, eine vorläufige Personenanzahl bereit damit er das Angebot erstellen kann. Dann habt ihr den ersten wichtigen Schritt getan.
2. Angebote einholen und vergleichen
Da es vielleicht einige Unternehmen des gleichen Gewerbes in eurer Region gibt, fragt bei allen die gleichen Leistungen an.
Einen Kostenvoranschlag einholen ist Gang und Gäbe und wird auch von jedem professionellen Dienstleister zur Verfügung gestellt. Beim Vergleich der Angebote solltet ihr natürlich beachten, welches davon einen seriösen Eindruck für euch macht.
Ist auf eure Wünsche eingegangen worden? Ist die vereinbarte Personenzahl angegeben, der Termin der Feier korrekt, die komplette Summe der zu zahlenden Leistung festgehalten?
Sind die Zahlungsbedingungen aufgeführt? Sind Zusatzkosten im Kleingedruckten hinterlegt? Ist die Auflistung schlüssig und verständlich?
In den meisten Fällen, vor allem beim Catering, der Location bzw. die Kombination aus beidem, müsst ihr einen bestimmten Teil vorab zahlen. Das muss im Angebot vermerkt sein.
Auch die Info ist wichtig, welche Konsequenz es hat und welche Kosten anfallen, wenn ihr dem Dienstleister im Nachhinein absagen müsst.
Je detaillierter das Angebot, desto seriöser und zuverlässiger ist der Anbieter. Auch auf eure Rückfragen sollte das Unternehmen zuvorkommend und verständnisvoll reagieren und euch mit Rat und Tat zur Seite stehen, sowie alle Fragen beantworten und alle Zweifel aus dem Weg räumen.
3. Transparenz und Beratung
Wenn ihr den ein oder anderen Anbieter bevorzugt, schaut nach, ob es genügend Infos und Bewertungen über ihn gibt. Schaut online auf die Internetseite des Anbieters, holt euch Meinungen über die sozialen Netzwerke ein oder sprecht im Familien-, Freundes -und Bekanntenkreis über Erfahrungen mit dem Unternehmen. Eine gute Empfehlung ist meistens mehr Wert als eine perfekte Internetpräsenz.
Im Kontakt mit dem Dienstleister müsst ihr euch gut beraten fühlen. Stellt Fragen und schaut auf die Qualität des Gesprächs: habt ihr alle wichtigen Informationen bekommen? Konnte er alle Fragen beantworten? Seid ihr bei gewissen Punkten am Zweifeln? Wurde irgendetwas verschwiegen oder etwas schön geredet? Wollte man euch Zusatzleistungen aufschwatzen?
Am besten schreibt ihr euch die wichtigsten Fragen vor dem Gespräch auf und arbeitet die Liste ab. Wenn Fragen offen bleiben, man euch im Unklaren lässt oder ihr einfach ein ungutes Gefühl habt, müsst ihr davon Abstand nehmen.
4. Sympathie und der Umgang mit dem Kunden
Natürlich spielt auch das „Miteinander“ eine große Rolle. Ist der Dienstleister kundenfreundlich, aufgeschlossen und geht auf eure Wünsche ein?
Ein guter Preis ist immer klasse, aber wenn der Mensch einfach nicht mit anderen Menschen umgehen kann, ist er auch kein guter Dienstleister und auch das „wenige“ Geld nicht wert.
Nur telefonisch mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten ist da zu wenig.
Überzeugt euch vor Ort vom Anbieter und schaut euch das "Drumherum" gut an. Sind die Mitarbeiter nett und hilfsbereit? Fühlt ihr euch dort wohl?
Und kann der persönliche Eindruck mit dem des Telefonats mithalten?
So merkt ihr eigentlich recht schnell, ob derjenige für eure Feier in Frage kommt oder nicht. Bei einem schlechten Bauchgefühl solltet ihr euch lieber anderweitig umschauen.
5. Vereinbarung und Absicherung
Wenn ihr euch entschieden habt, muss der Dienstleister rechtzeitig die Bestätigung von euch bekommen. Meisten wird das in Schriftform
verlangt bzw. müsst ihr dafür unterschreiben.
Manche Angebote sind zeitlich festgelegt. Genauso wie die Termine, die für euch reserviert werden. Irgendwann muss der Dienstleister diesen Termin wieder freigeben, wenn ihr nicht zeitnah die Reservierung bestätigt.
Lasst euch die Vereinbarung oder den Vertrag schriftlich geben. Dort müssen Rechte und Pflichten von euch als Auftraggeber und dem Dienstleister als Auftragnehmer angegeben sein und auch was bei „Nichteinhalten“ für Konsequenzen beiderseitig drohen.
Auch wenn ihr alles fest bestätigt bekommen habt, ruft am besten ca. 7 Tage vor dem großen Ereignis nochmals beim Dienstleister an und lasst euch den Termin zusätzlich telefonisch bestätigen. So bleiben euch unschöne Überraschungen erspart und eurer Feier steht nichts mehr im Weg.
Viele liebe Grüße
Eure Melina